2023年10月からスタートする「インボイス制度」で、請求書業務が大きく変わることになる。
また22年1月に改正された「電子帳簿保存法」では、電子取引のデータ保存が24年1月から原則必須となる。
一体どんな法令・制度で、具体的に何がどう変わるのか、探っていくことにする。
請求書は手書き、もしくはパソコンで作成し、押印、封入して郵送する。
請求書を受け取った側も、それを見ながら支払いを行い、請求書はファイルに保存する……。
どの事業者でもおこなっている日常的な業務だ。しかし2023年10月以降、そのごく当たり前の業務は通用しなくなってしまう。「インボイス制度導入」と「電子帳簿保存法」の改正に対応しなければならないからだ。もちろん、中小の建設事業者とて例外ではない。
インボイス制度がスタートすると、「請求書に記載すべき項目」が増える。しかも要件を満たした請求書を授受して保存しなければ、税額控除が受けられず、負担が増える場合もあるという。
また2024年1月からは、改正電子帳簿保存法の規定により、データで発行された請求書や領収書などは、紙のままでの保存は原則NGとなる。きちんと対応できていない事業者には罰則もあるのだ。
制度に詳しい税理士の袖山喜久造氏は、「とくに一人親方などの職人に仕事を依頼している事業者にとっては他人事ではなく、早急な対応が必要」と指摘する。どんな点に注意し、何から始めればよいのだろうか。
請求業務の新常識・その１
請求書に「記載すべき項目」が増える！
●必要項目すべてを記載した「適格請求書」を発行する必要がある。
まずはインボイス制度から見ていこう。
インボイス制度とは通称であり、正式には「適格請求書等保存方式」という。取引の透明性を高め、消費税の仕入税額控除の金額を正しく計算することが導入の目的だ。「消費者が支払った消費税が間違いなく国や地方自治体に納税される仕組みを作っていかなければ、国民の理解が得られないということも制度導入の背景にあります」と袖山氏は話す。
「適格請求書（インボイス）」とは、取引において売り手が買い手に対し、正確な適用税率や消費税額などを伝えるためのもので、最低限記載しなければならない項目が定められている。「請求書という言葉が使われていますが、納品書、領収書、レシート、支払通知書など、書類の名称は問わず、必要事項が記載されていれば問題はありません」と袖山氏。
では適格請求書には何を記載しなければならず、いままでの請求書（区分記載請求書）とはどう異なるのか。
従来の区分記載請求書で記載されていた6項目に加え、適格請求書ではさらに3項目を記載しなければならない（図❶参照）。
適格請求書は誰でも発行できるわけではない。袖山氏によると「適格請求書を発行するためには、所轄の税務署に登録申請書を提出して『適格請求書発行事業者』となる必要があります。登録すると税務署から登録番号が通知され、2023年10月1日以降は適格請求書にその登録番号を記載することになります。基準期間（注）における課税売上高が1000万円を超える、いわゆる課税事業者が対象です」（注：法人は前々事業年度、個人は前々年）。
つまり適格請求書を発行できるのは、発行事業者として登録した課税事業者のみとなる。一方、基準期間における課税売上高が1000万円以下の事業者は免税事業者と呼ばれる。免税事業者は適格請求書発行事業者として登録する必要はないが、適格請求書を発行できない（図❷参照）。
制度スタート時に適格請求書発行事業者として登録しておくには、原則として2023年3月31日までに手続きをおこなう必要がある。あまり時間はない。
請求業務の新常識・その２
「適格請求書発行事業者」の認可を受ける！
●申請期限は2023年3月末。
※適格請求書を発行できるのは、課税事業者に限られるため、登録が必要。
インボイス制度導入後に仕入税額控除を受けるためには、帳簿と適格請求書の保存が要件となる。取引先は適格請求書を受領して保存していなければ、その部分は仕入税額控除が受けられず、消費税の納税額が増えてしまうことになる。
問題なのは、取引先に免税事業者がいる場合だと袖山氏は指摘する。「適格請求書発行事業者になっている課税事業者同士の取引ならば問題はありません。しかし取引先が免税事業者だった場合、適格請求書を発行してもらえません。つまり免税事業者からの仕入れ額にかかる消費税は控除の対象にならないのです」（図❸参照）
また免税事業者にも困ったことがあるという。「制度スタート後、免税事業者は消費税の請求ができなくなります」と袖山氏。これまでは免税事業者は消費税の申告をする必要がなかったが「8〜10％の減収になり、大きな痛手となるでしょう。とくに建設業のように、一人親方などの個人事業主を多く抱える事業者には影響が大きく、しっかりとした対応が求められます」
請求業務の新常識・その３
消費税控除が認められるのは、「自社も取引先も適格事業者」のケースのみ！
●同時に、免税事業者は消費税の請求ができなくなり、8～10％の減収が見込まれる。
ではどのように対応していくのがよいのだろうか。そして取引先に免税事業者がいる課税事業者の場合、次の対応が考えられる（図❹参照）。
【対応策】
①：取引先の免税事業者に、適格請求書発行事業者になってもらうよう依頼対応策
②：税負担分を調整するため、仕入価格の値引きを依頼対応策
③：仕入税額控除を受けられない分の消費税額を負担対応策
④：免税事業者との取引をやめる
まず対応策①について。免税事業者であっても、所轄の税務署に登録申請をすれば適格請求書発行事業者になることができる。そうなれば適格請求書を発行してもらえるので、課税事業者にとって問題はない。しかし適格請求書発行事業者として登録後は、取りやめの届出書を提出しなければ基準期間の課税売上高が1000万円以下となっても納税義務は免除されない。消費税を申告・納税しなければならず、これも下請け事業者にとって大きな負担となってしまう。
また課税事業者は免税事業者に対して、次のようなことはやってはいけないとされている。
・免税事業者であることを理由に取引を停止すること
・仕入価格や消費税分の減額を一方的に要求すること
これらの行為は独占禁止法などで禁止されている「優越的地位の濫用」に該当する可能性がある。「公正取引委員会に『一方的に減額された』『取引を停止された』などという相談が多く寄せられる業界や企業には、指導が入ることがあります。また場合によっては刑事告訴に発展してしまうことも考えられます」。すると対応策②・④も現実的ではない。
袖山氏は、免税事業者が一方的に取引から排除されてしまうことがないように「お互いが誠意をもってしっかりと話し合うことが大切」だと話す。免税事業者は立場的に弱い。発注者側の課税事業者はその点を踏まえ、免税事業者には適切かつ慎重に対応しなくてはならない。
「建設事業者にとって一人親方などの職人さんは、事業を支えてくれる大切なパートナーです。お互いの立場を理解し、尊重し合って、ベストな解決策を見出すようにしてほしいと思います」
請求業務の新常識・その４
取引先が「免税事業者」の場合、消費税額負担をめぐって対策の必要あり！
●最悪の場合、取り引きをやめざるを得なくなるかもしれない（図④参照）。
この制度には激変緩和のために、次のような経過措置が設けられている。
①2026年9月まで：免税事業者からの仕入れにつき消費税相当額の80％が控除可能
②2029年9月まで：免税事業者からの仕入れにつき消費税相当額の50％が控除可能
「準備が整わない、話し合いがまとまらない、ということもあるでしょう。経過措置の期間があることを念頭に、準備を進めるのも方法のひとつです」
袖山氏は「企業単位ではなく業界単位での対応がのぞましい」と話す。「企業単位だと対応がバラバラになってしまい、かえって免税事業者の負担が大きくなる可能性があります。それよりも業界ごとに方針を決めて、各企業がそれに則って価格交渉などをおこなうのがよいでしょう」
また業界団体内に専門の相談窓口を設置することも必要だという。「職人さんの中には、誰に相談すればいいのかわからないという人もいるかもしれません。気軽に相談でき、業界の事情を理解している専門の部署やスタッフの存在は、職人さんたちにとって心強いでしょう」
業界を維持できるのは下請け事業者の支えがあってこそ、という点を忘れず、そこをいかに保護していくかが大切なのだろう。
話し合いの結果、下請け事業者の中には適格請求書発行事業者の登録をする人や、免税事業者のままで仕事を続ける人も出てくるだろう。そして今後は、きちんとした請求書を発行してもらおう、ということになるかもしれない。しかし建設事業者が仕事を発注する一人親方やフリーランスの職人の中には、これまで一度も請求書を作ったことがないという人もいることが考えられる。
そこで袖山氏はこんなアドバイスをくれた。「建設業の場合、発注する元請け企業が職人に支払明細書や支払通知書を作って渡しているパターンが多いと思います。発注先に確認し、承諾を得ればこれを適格請求書にすることもできます」
つまりそれらの書面が要件を満たしていれば、それをもって適格請求書に代えることもできるという。発注者側で適格請求書を作ることもできるのだ。「このほうが業界の実情に合っているのではないか」と袖山氏は話す。
次に電子帳簿保存法について見ていく。
電子帳簿保存法は1988年に施行され、国税に関する法律（法人税法や所得税法等）で保存義務が規定されている帳簿や書類を電子データで保存することを可能にした法律だ。「法人税法などでは、契約書や請求書など取引先とやり取りした書類は法定期間、紙での保存が義務付けられていました。これを一定の要件下でデータで保存できるとしたのが電子帳簿保存法です」
企業などでやり取りされている書類を電子化（データ化）することにはメリットがある。ひとつは業務効率化だ。従来の紙ベースの書類では印刷や押印、手作業によるファイル保存、目視による確認や入力作業などが必要だったが、これらを省略化・簡素化でき、生産性の向上につながる。そしてもうひとつはコスト削減だ。紙やインクなどの印刷コスト、郵送コストを削減できる。データ保存ならば保管場所も不要になるため、オフィスの縮小化など固定費削減も期待できそうだ。
電子帳簿保存法では、電子取引データの保存にあたっては2つの保存要件を満たす必要がある。ひとつは真実性の確保、もうひとつは可視性の確保だ。
●真実性の確保
保存したデータが本物であり、削除や改ざんがされていないことが確認できる状態を確保しなければならない。具体的には次のいずれかの措置をおこなうこととされている。
①タイムスタンプを付与したあとに取引情報の授受をおこなう
②取引情報の授受後、すみやかにタイムスタンプを付与し、保存をおこなう者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
③訂正や削除の事実を確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムでの取引情報の授受と保存をおこなう
④訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用をおこなう
●可視性の確保
保存したデータを、誰でもいつでも検索・表示でき、目視で確認できる状態にしておかなければならない。具体的には次のすべてを満たした状態を確保する必要がある。
①保存場所に電子計算機（パソコンなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態ですみやかに出力できるようにしておく
②電子計算機処理システムの概要書や仕様書、操作説明書などの関係書類を備え付ける
③検索機能を確保する
・取引年月日その他の日付、取引金額、取引先について検索できる
・日付または金額の範囲指定により検索できる
・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できる
2021年の改正では電子帳簿保存法の厳しい要件が大きく緩和された（図❺参照）。電子取引の出力書面による保存は準備ができていない事業者も多いため、宥ゆう恕じょ期間が設けられていたが、それも2023年12月31日で終了する。2024年からは改正された電子帳簿保存法に則った対応が必要になるのだ。
電子帳簿保存法への対応が必要となる対象は3種類あり、書類によって保存方法が異なるため、あらかじめ確認しておく必要がある（図❻参照）。
国税関係帳簿や決算関係書類は、一貫してデータで作成しなければデータで保存することはできない。一方で取引先などから受領した紙の書類などはスキャナ保存が認められている。使用する機器はスキャナだけではなく、デジタルカメラやスマートフォンのカメラで撮影したものでもよいが、一定水準以上の解像度で、カラー画像による読み取りができるものでなければならない。具体的には、おもに次のような要件がある。
入力機器の要件
①解像度200dpi相当以上
②スマホなどのカメラの場合は387万画素以上
③カラー画像、赤・青・緑の階調が各256階調以上（24ビットカラー）
※重要度の低い一般書類は白黒256階調（グレースケール）でも可
出力機器の要件
①14インチ以上のディスプレイで表示
②4ポイント以上の文字が認識可能なカラープリンターに限る
③整然とした形式および明瞭な状態で出力
対象となる書類の重要度によって、要件が変わってくる。ポイントは「お金や物の流れに直結・連動するかどうか」だ。領収書、請求書などは重要書類と見なされ、要件も厳しい。
請求業務の新常識・その５
決算書類は「データ保存」が原則に！
●取引先からもらった紙の書類も「スキャナ保存」の必要がある。また、保存形式にも細かいルールがある（本文参照）。
保存要件の緩和だけでなく、規制が強化されたものもある。電子取引だ。今回の改正の中でも、とくに注意が必要な部分と言える。
電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式によっておこなう取引のことで、電子メールやEDIシステム、ペーパーレスFAXなどによる契約書や請求書の授受などがこれにあたる（図❼参照）。
「改正前は電子取引でやり取りした書類は、紙に印刷して保存することも認められていました。しかし改正後はデータ保存が必須となります。例えばメールに請求書や契約書を添付して送受信した場合、それらの取引書類のデータは電子取引データとして扱い、データで保存しなければなりません」と袖山氏。
メールで請求書などを送受信し、それをデータではなく、印刷して紙のみで保存していると、電子帳簿保存法違反となり、書類の保存がされていないことになる。
「消費税法では、電子インボイスの紙での保存が認められています。しかしそれが電子取引であった場合に紙のみで保存していると、改正された電子帳簿保存法違反となります。この点は注意が必要です」
請求業務の新常識・その６
書類は「電子データ」のまま保存を！
●電子取引した書類を紙にプリントし、データを削除すると違法行為になってしまう。
この改正電子帳簿保存法、どのように対応していけばよいのだろうか。
「電子取引データはデータで保存しなければなりませんが、すべて同じレベルで保存する必要はありません。要件に沿って重要書類はきちんと保存し、それ以外のものはデータで保存しておいて、すぐに取り出せるようにしておけばよいのです」。
保存がないこと、簡単に検索ができないことなどが問題になってくるという。そのため保存と検索ができる体制を、各事業者でしっかりと構築しておかなければいけないと言う袖山氏。その上でデータ保存に向けて、図❽のようなステップを示してくれた。
自社でどんな電子取引がおこなわれているのか、これをしっかり把握しておかなければ検討すらできない。そこでまずは①の棚卸しと分類が重要で、そこから始めてほしいと袖山氏は話す。「自社の電子取引について拾い漏れがないようにしなければなりません。例えば電子メールでやり取りをしているケースは要注意です。メールだと送信者と受信者しか見ていないことも多く、保存漏れが発生するおそれがあります」
電子メールでのやり取りでは、添付ファイル以外にメールの本文に取引情報が記載されることもある。その場合は電子メールを保存しなければならない。当該メールをPDFなどに変換して保存したり、メール画面をスクリーンショットで保存してもよいとされている。
請求業務の新常識・その７
保存方法の「社内ルール」を決める！
●保存対象となるデータが膨大になるため、保存すべき資料の見直しや、ファイル名、保存フォルダなどのルール化が必要になる。
袖山氏は、インボイス制度と改正電子帳簿保存法への対応は「同時並行」でおこなうのがよいと話す。
消費税法においては電子インボイスは紙での保存が認められているが、改正電子帳簿保存法では、電子取引によって授受した書類は紙での保存はNG。必ずデータで保存しなければならない。例えば適格請求書の授受を紙でおこなう場合と電子取引でおこなう場合が出てくることが想定される。前者は紙で、後者はデータで保存となると2通りの保存方法が混在することになる。事務処理が煩雑になりかねないため、データによる書類の一元管理の検討も必要だ。
インボイス制度や改正電子帳簿保存法への対応をきっかけに、デジタル化による業務効率化・適正化を検討してみてはどうだろうか。事業所内での税務関連書類をすべて電子化するいい機会になるかもしれない。
監修=袖山喜久造 文=松本壮平 イラスト=佐藤竹右衛門
袖山喜久造（そでやま・きくぞう）
SKJ総合税理士事務所所長・税理士。
国税専門官として東京国税局調査部、国税庁調査課などを経て現職。電子帳簿保存法関連の電子化コンサルティングをおこなっている。著書に『電子帳簿保存法対応「電子化実践マニュアル」』（税務研究会）など多数。